Hvorfor det er din opgave
"Hej, vi har et problem." Du lytter, og fordi du er hjælpsom, siger du: "Lad mig lige se på det." I det øjeblik har aben, altså næste skridt i opgaven, skiftet skulder. Medarbejderen går lettet fra mødet. Du går derfra med en ekstra opgave, og medarbejderen venter nu på dig.
Gentag det fem gange om dagen, og du har en kalender fyldt med andres aber, mens dine egne ledelsesopgaver ligger stille. Paradokset er, at medarbejderne heller ikke bliver dygtigere af det.
Du hjælper mest ved at hjælpe medarbejderen med at bære aben selv.
Modellen kort
William Oncken og Donald Wass skrev artiklen i Harvard Business Review i 1974. Den er en af de mest solgte HBR-artikler nogensinde. De skelner mellem tre slags tid:
- Chefpålagt tid: Det, din egen chef kræver.
- Systempålagt tid: Møder, administration og kolleger, der skal have hjælp.
- Selvvalgt tid: Den tid, du selv råder over. Den bliver spist, når medarbejdernes aber lander hos dig.
Fem niveauer af initiativ
Oncken beskriver, hvor meget initiativ medarbejderen tager: 1) venter på besked, 2) spørger, hvad de skal gøre, 3) anbefaler en handling, 4) handler og fortæller med det samme, 5) handler selv og rapporterer rutinemæssigt. Målet er at flytte folk fra 1 og 2 op mod 4 og 5.
Sådan gør du i praksis
- Aftal næste skridt, før I gårHvert problem skal forlade mødet med et næste skridt og én navngiven ejer. Som regel medarbejderen.
- Forlang initiativ"Hvad foreslår du?" Bed om forslag, ikke kun problemer. Aftal, hvilket initiativniveau der gælder.
- Book opfølgningenAben fodres efter aftale, ikke når den tilfældigt dukker op på gangen.
- Hold antallet nedeDer må ikke være flere aber i omløb, end du har tid til at følge op på.
- Fodr den eller skyd denEnten får aben ressourcer, eller også stopper I opgaven. Halvdøde aber stjæler mest tid.
Eksempel fra hverdagen
Mailen kl. 16.45
Sofie skriver: "Leverandøren svarer ikke på vores reklamation. Hvad gør vi?" Den gamle reaktion: Lederen skriver selv til leverandøren næste morgen.
- Leder "Godt du siger det. Hvad foreslår du, vi gør?"
- Sofie "Jeg kunne ringe til deres kundechef i stedet for at skrive til support."
- Leder "God idé. Gør det, og fortæl mig bagefter, hvad de siger (initiativniveau 4). Hvis det ikke hjælper inden torsdag, så tager vi den sammen på vores 1:1."
Aben blev hos Sofie, hun voksede med opgaven, og lederen fik en aftale i stedet for en opgave.
Formuleringer du kan bruge
Hvad foreslår du?
Hvad er næste skridt, og hvem tager det?
Gør det, og fortæl mig bagefter.
Lad os tage den på vores møde torsdag.
Hvad har du brug for fra mig for at kunne løse den?
Skal vi bruge kræfter på den her, eller skal vi stoppe den?
Typiske faldgruber
| Faldgrube | Gør i stedet |
|---|---|
| "Lad mig lige se på det" | Sig "Hvad foreslår du?" og aftal næste skridt med det samme. |
| Du afviser at hjælpe | Hjælp med at tænke, ikke med at gøre. Støtte er ikke det samme som at overtage. |
| Aben lander hos dig via mail | Mails er det farligste sted. Svar med et spørgsmål eller en aftale, ikke en løsning. |
| Ingen opfølgning | Uden aftalt opfølgning sniger aben sig tilbage til dig. |
Til din egen refleksion
- Skriv dagens opgaveliste: Hvilke punkter er i virkeligheden andres aber?
- Hvem kommer oftest til dig med problemer uden forslag?
- Se også Syv niveauer af delegering og Empowerment-matricen.
Kilder og videre læsning
- Oncken, W. Jr. & Wass, D. L. (1974/1999). Management time: Who's got the monkey? Harvard Business Review, nov.–dec. 1999.
- Covey, S. R. (1999). Making time for gorillas. Kommentar til genudgivelsen i Harvard Business Review.
- Blanchard, K., Oncken, W. & Burrows, H. (1989). The One Minute Manager Meets the Monkey.