Hvorfor det er din opgave
"Jeg troede, jeg måtte bestemme det." "Jeg troede, du ville spørge mig først." Den slags misforståelser koster tillid på begge sider. Medarbejderen føler sig overruled, og du føler, at der er gået noget hen over hovedet på dig.
Delegering er ikke enten-eller. Mellem "jeg bestemmer" og "du bestemmer" ligger fem mellemtrin. Når du gør niveauet eksplicit, kan du give mere ansvar fra dig med ro i maven, og medarbejderen ved præcis, hvor stort rummet er.
Modellen kort
Jurgen Appelo beskriver i Management 3.0 syv niveauer af delegering:
- Fortæl: Jeg beslutter og fortæller jer det.
- Sælg: Jeg beslutter og forsøger at overbevise jer.
- Spørg: Jeg hører jeres input, og så beslutter jeg.
- Aftal: Vi beslutter sammen.
- Rådgiv: Jeg giver råd, men I beslutter.
- Spørg ind bagefter: I beslutter, og jeg vil gerne høre om det bagefter.
- Overlad: I beslutter, og jeg behøver ikke vide det.
Niveauet hører til en bestemt type beslutning, ikke til personen eller teamet som helhed. Det samme team kan være på niveau 7 med ferieplanlægning og niveau 3 med budgettet.
Sådan gør du i praksis
- List de beslutninger, der skaber tvivlBrainstorm med teamet: Hvilke beslutninger går ofte i hårdknude? Fx indkøb under 5.000 kr., vagtbytte, prioritering af sager og nye arbejdsgange.
- Spil "delegationspoker"Hver person vælger i hemmelighed et niveau fra 1 til 7 for hver beslutning. Vend kortene samtidig. Forskellene er det interessante.
- Tal om de største forskelleSpørg dem, der valgte højest og lavest: "Hvad fik dig til at vælge det?" Her kommer de skjulte forventninger frem.
- Aftal et niveau, og skriv det nedEn enkel tavle med beslutninger og niveauer, synlig for alle. Den bliver jeres fælles aftale.
- Ryk niveauet op over tidAftal at se på tavlen igen om tre måneder. Når tilliden vokser, kan niveauet stige.
Eksempel fra hverdagen
Hvem bestemmer over vagtplanen?
I en daginstitution oplever lederen, at pædagogerne bytter vagter uden at sige det, og at hun selv bliver irriteret. Pædagogerne oplever, at hun blander sig i noget, de altid selv har klaret.
Ved delegationspoker vælger lederen niveau 3 ("I giver input, jeg beslutter"). Pædagogerne vælger 6 og 7. Samtalen viser, at lederens egentlige bekymring er normeringen i ydertimerne, ikke byttet i sig selv.
Aftalen: Vagtbytte er niveau 6 (I beslutter, og jeg vil gerne vide det), så længe normeringen i ydertimerne holder. Ændringer, der påvirker ydertimerne, er niveau 4 (vi aftaler sammen).
Formuleringer du kan bruge
Den her vil jeg gerne beslutte, men jeg vil høre dig først. Det er niveau 3.
Du bestemmer, men fortæl mig bagefter, hvad du valgte.
Hvilket niveau tænker du, at den her beslutning skal være på?
Hvad skal der til, for at vi kan rykke den et niveau op?
Typiske faldgruber
| Faldgrube | Gør i stedet |
|---|---|
| Du siger "vi beslutter sammen", men har allerede besluttet | Vær ærlig og sig niveau 1 eller 2. Falsk inddragelse koster mere tillid end en klar beslutning. |
| Du delegerer og tager det tilbage, når det går galt | Aftal på forhånd, hvornår du træder ind igen. Ellers lærer folk, at ansvaret ikke er ægte. |
| Ét niveau for alt | Skeln mellem typer af beslutninger. Det er her, værktøjet viser sin styrke. |
| Tavlen bliver glemt | Tag den op på et teammøde hver tredje måned. |
Til din egen refleksion
- Hvilke beslutninger holder du på, som teamet sagtens kunne tage?
- Hvornår har du sidst taget en beslutning tilbage? Hvad skete der med tilliden?
- Se også "Who's got the monkey?" og Empowerment-matricen.
Kilder og videre læsning
- Appelo, J. (2011). Management 3.0: Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders. Addison-Wesley.
- Appelo, J. (2016). Managing for Happiness. Wiley. (Delegation Poker og Delegation Board.)
- Tannenbaum, R. & Schmidt, W. (1958). How to choose a leadership pattern. Harvard Business Review.